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Son tiempos complicados para vender proyectos. Los clientes tardan más tiempo en tomar una decisión y son más exigentes en la selección de proveedores. Esta evidencia, no ha de considerarse una mala praxis si no ralentiza proyectos clave y si al final la elección no sólo tiene en cuenta el precio, ya que para para tomar ciertas decisiones hay que conocer el porqué de una determinada inversión.

En realidad, y como cualquier sector relacionado con las tecnologías de la información, hay una creencia bastante generalizada que concibe la producción de materiales de formación como un proceso casi automático… “te paso un word y me lo conviertes a curso”. Es un mal común que hay que gestionar en las primeras reuniones con el cliente, haciéndole comprender que el trabajo de calidad es mucho más complejo que eso, y que en la mayoría de los casos, requiere de la intervención de varias personas durante un periodo de tiempo significativo.

Es bastante habitual encontrarte haciendo una consultoría a responsables de Recursos Humanos o incluso de tecnología de las empresas (algunas significativamente grandes) sobre conceptos y procesos de la generación de contenidos e-learning. Salvo  excepciones hay un significativo desconocimiento de qué implica crear un contenido para formación on-line.

Hace unas semanas, se publicó un informe que mostraba el coste de producción de una hora de e-learning (1 hora real de alumno: en algunos cálculos del sector se utiliza el ratio de 4 o 5 páginas word por hora de formación). Con datos de EEUU, y un precio/hora que no es equivalente al de España, el resultado era que para producir una hora de formación básica (textos, gráficos, animaciones, algún cuestionario, y quizás algún vídeo pregrabado), hacían falta 79 horas de trabajo. El coste de producirlo, rondaba los 10.000 dólares (pantalla 11).

Siguiendo el hilo del anterior post, os presentamos un pantallazo de la segunda pata de gestión de proyectos que estamos implementando.

En este caso si que se trata de un espacio creado en Drupal que nos permite tener localizados los datos, claves de acceso y referencias de Proyectos/Clientes/Proveedores, dejando para el otro gestor la información de seguimiento.

Todavía está en fase de “pulido”. Lo siguiente es comunicarse con el gestor de horas y seguimiento para que la información de Clientes y Proveedores la capture directamente desde Drupal.

Estamos incorporando un centro de coste (ID) a todos los proyectos, de manera que podemos desarrollar canales de comunicación de datos entre los diferentes gestores (horas/información) y con otras herramientas (DocuWiki, Blog o Trac)…

Ante la necesidad de profesionalizar la gestión de interna de proyectos y no encontrando una alternativa en el mercado que solucione nuestras necesidades (muchos se acercan pero ninguno se ajusta), hemos decidido desarrollar una herramienta para tal fin. Nuestro principal interés era detectar que proyectos tienen desviaciones importantes para conocer las causas de estas desviaciones y ayudarnos a ajustar futuros desarrollos.

La herramienta que hemos implementado es un Gestor de proyectos clásico, como DotProject y permite el registro de una serie de proyectos, vinculados a clientes y una serie de recursos que modelan los diferentes trabajadores de la empresa con sus perfiles. Los gestores de proyecto pueden elaborar presupuestos y planificar la producción de los mismos, asignando planificaciones temporales a éstos recursos en función de los perfiles disponibles.

El sistema permite, a su vez, dar de alta proveedores y contabilizar las facturas emitidas a dichos proveedores.

Los trabajadores de la empresa accederán al sistema para consultar cual es su planificación actual, los hitos de los proyectos a los que están vinculados y el calendario de festivos de la empresa. Para que la herramienta funcione correctamente, deberán actualizar una parrilla de gestión de horas con las horas que han dedicado a cada uno de los proyectos. El sistema además permite asignar a cada recurso un horario laboral predefinido, que permite conocer posibles desviaciones horarias en los diferentes recursos.

Ésta parrilla de horas imputadas a cada proyecto nos permite, juntamente con las facturas emitidas a proveedores, establecer un preciso control presupuestario y de márgenes. De esta manera, podremos determinar los costes internos, costes externos, margenes y desviaciones con respecto al presupuesto original y diagnosticar de manera fiable cual ha sido la fuente de ésta desviación.

En un futuro, nuestra intención es ampliar esta herramienta para incorporar detalles de facturación y otras funcionalidades que consideremos que puedan resultar de interés para una gestión integral de la producción de la empresa.

Tampoco descartamos ofrecer esta herramienta a nuestros clientes, dentro de nuestro catálogo de productos actual.

Hay ya muchos textos escritos sobre Subversion, pero hoy no hablaré de sus características, de lo que puede hacer ni de cómo lo hace. Hoy me centraré en qué es lo que le encontramos interesante para utilizarlo como herramienta en una empresa. En otras palabras: por qué lo utilizamos. Read the rest of this entry »